La video sorveglianza in azienda, istruzioni per l'uso.
L’installazione di un sistema di videosorveglianza aziendale deve essere preceduta da un’attenta valutazione circa il corretto posizionamento delle telecamere e dal rispetto di ulteriori obblighi sotto il profilo giuslavoristico e della disciplina privacy.
Dove posso mettere le videocamere in azienda?
La normativa applicabile
1. Posizionamento Strategico delle Telecamere:
Per iniziare, è cruciale considerare attentamente dove posizionare le telecamere. La legge richiede che l'installazione avvenga per ragioni organizzative, produttive o di sicurezza. L'accordo collettivo o l'autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro sono necessari, a meno che non ci siano rappresentanze sindacali aziendali.
2. Rispetto del GDPR:
La videosorveglianza coinvolge il trattamento di dati personali, quindi è soggetta al GDPR. Questo significa che devono essere rispettati i principi di trasparenza e rendicontazione. Le persone devono essere informate della presenza delle telecamere tramite segnaletica adatta e informativa facilmente accessibile.
L'impegno principale dell'azienda è quello di informare sulla presenza delle telecamere e, in generale, sul fatto che i soggetti stanno per entrare in un'area videosorvegliata.
3. Requisiti Tecnici per l’installazione di un sistema di videosorveglianza e Ruolo del DPO:
L'efficacia di un sistema di videosorveglianza dipende da una valutazione approfondita e dalla collaborazione con un Data Protection Officer (DPO), se presente. La scelta dei punti di posizionamento deve garantire la tutela dei diritti dei dipendenti, rispettando i principi di minimizzazione e privacy by default.
4. Conservazione dei Dati e Sicurezza:
L'attuale normativa italiana in tema di videosorveglianza fa riferimento al Provvedimento del Garante della Privacy dell'8 aprile 2010. In particolare, il punto 3.4 del Provvedimento stabilisce la durata della conservazione delle immagini registrate, fissando il limite standard a 24 ore, eventualmente estendibili a 48.
5. La gestione dei dati personali raccolti:
Prima di condividere le immagini acquisite dal sistema con soggetti interni o esterni all'azienda, è necessario formalizzare atti di nomina e fornire istruzioni appropriate a tutti i soggetti che operano sotto la propria autorità.
Internamente, nei confronti del personale incaricato di svolgere attività che includono la semplice consultazione di immagini o registrazioni, è necessario prevedere un modello di nomina specifico come designato o autorizzato al trattamento.
Questo modello deve contenere istruzioni dettagliate sugli obblighi e i divieti da rispettare durante lo svolgimento delle attività, oltre ad attività formative.
All'esterno dell'azienda, se alcune attività di trattamento vengono affidate a terzi (come ad esempio una società di vigilanza o un'azienda installatrice per la manutenzione e l'assistenza), è necessario nominare un responsabile ex art. 28 GDPR tra il professionista o la società che svolgono tali attività per conto dell'azienda. Nell'accordo o nel contratto, è importante specificare il perimetro delle attività che possono essere svolte dal responsabile (cfr. terzo comma art. 28 GDPR).
6. Come garantire la sicurezza delle registrazioni e prevenire accessi non autorizzati:
Indipendentemente dalle specifiche del sistema e dalle precauzioni di sicurezza implementate, è imperativo che ogni valutazione iniziale consideri il principio di "privacy by design" (articolo 25, comma 1, GDPR). Questo principio stabilisce l'obbligo di assicurare la protezione dei dati personali dei soggetti interessati sin dalla fase di concezione e durante l'intero ciclo di trattamento, a partire dall'attivazione del sistema.
7. Manutenzione e Responsabilità:
Con il cambiare delle caratteristiche del sistema, è importante aggiornare la segnaletica, gli atti di nomina e le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati. Il mancato rispetto delle normative può comportare sanzioni finanziarie significative.
In sintesi, la videosorveglianza in azienda deve garantire sicurezza e protezione dei dati.
La conformità legale e il rispetto dei diritti dei dipendenti sono fondamentali per evitare problemi legali e assicurare un ambiente di lavoro rispettoso della privacy.
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